ワーク

優先順位よりも、むしろ劣後順位を決めたほうが仕事は捗る。考え方と実践方法について紹介!

●やることが多すぎて手が回らないし、どんなに頑張っても仕事が減らない。

●いつも残業、、、でも家に持ち帰ってやらないと終わらない。

●いつもキャパオーバーで、心が折れそう。。。

仕事は頑張ってもなかなか減らないし、かと言って適当にやってしまっては後始末に追われて後悔したりしますよね。

ぼく自身、新卒で入社して2年半ほどはいつまで経っても仕事が終わらず、いつもへとへとになりながら、毎日を過ごしていました。

ところが少し仕事のやり方と考え方を変えたことで、やるべきことがスムーズにこなせるようになっていきました。

そして今では、某アパレル企業で30名ほどのマネジメントを行っています。

この記事では、その考え方・方法である「劣後順位」について紹介していきます。

自分自身が困っていたことや、マネジメントしているスタッフに仕事をスムーズに進めてもらうためにお伝えしたアドバイスをもとに書きました。

それは考え方を知っているだけでは実行につながらず、結果としていつもと変わらない憂鬱な毎日を送ることになるからです。

ぼくは2年以上そんな憂鬱な状態だったので、気持ちがすごく分かります。

今、仕事で苦労している方は、良ければこれから紹介する「劣後順位」を実際の仕事に取り入れてみてください。

劣後順位とは?

劣後順位とは、「最もやるべきではないことを決めること」です。

よく聞く、「優先順位を決める」の逆を考えるとわかりやすいかと思います。

「優先順位」がやるべきことから順に並べていくのに対して、「劣後順位」はやらないべきことから順に並べていきます。

では、なぜ劣後順位から考えたほうがよいのか。

自分ではやらない仕事を最初から決めるためです。

それは、あなたのやっている仕事がそもそも時間内に終わるものではないからです。

やってもやっても終わらない、つまり最初から終わらないはずの量の仕事をやっているのです。

ですが、この状況は優先順位だけで決めてしまうとなかなか気づきにくい。

というよりも、薄々気づいているけど、実際にそのやるべき仕事の量と内容が見えにくいから自ら無視してしまう。

優先順位から考えてしまうと、こんな考えに陥りがちです。

もちろん、優先順位は決めなくてはなりません。

それは、おそらく多くの人が理解していると思います。

ですが、どこまでが「絶対にやるべき効果的な仕事なのか」が曖昧になってしまっています。

そこで、劣後順位を考え,自分がすべき仕事のゴールを明確にしていきましょう。

優先順位だけでは仕事のゴールが明確にならない

優先順位だけで仕事を進めていく場合

優先順位を考えると、優先度の高い仕事(すべき仕事)から始めて、優先順位の低い仕事(しなくていい仕事)に向かって進めていきますよね。

これは、多くの人がするやり方だと思います。

ただ、ここでポイントとなるのが優先順位の低い仕事(タスク4・5)も自分がやる仕事として残ってしまうことです。

これは、自分のすべき仕事の優先順位の低い仕事も含まれている状態です。

そりゃあそうでしょと思われる方も多いと思います。

優先順位をつけてやっているから、優先度の低い仕事は後からやればいいと考えていると思います。

ですが、実際の仕事は一度にタスクが1~5までが来て、それで終わりではないですよね。

つまり、タスク1~5を進めている間に次の仕事(タスク6~8)もやってきます。

すると、どうなるか。

先に入った仕事の優先順位が高くなってしまう

仕事が終わらず困っている人が陥りがちなのが、「先に入った仕事の優先順位が高くなること」です。

本来次に入った仕事(タスク7・8)のほうが優先順位が高くても、先に入った仕事を片付けようとします。

すると、優先順位の高いはずであるタスク6・7に充てる時間が短くなり、終わらせることができなくなってしまいます。

その間に、さらに次から次へと仕事が舞い込んでくると、優先順位がどんどん崩れていってしまいます。

そこで、必要になるのが「劣後順位」です。

劣後順位で仕事のゴールを決める

劣後順位でタスクを減らす

「劣後順位」では、やらない仕事の順位を明確にして「そのタスクを自分はやらない」と決めます。

つまり、やるべきタスクの総量を減らします。

減らす時のポイントと方法については後述します。

最初からやらないことを決めておくと、優先順位の高い新しいタスクに取り組みやすくなっていきます。

劣後順位で仕事を進めるための3つのポイント

① 個人の期待役割を考える

仕事における自分自身に求められている役割を明確にしましょう。

自分のやっている仕事は、何を達成するためにやっているのか。

自分しかできない仕事は、それがあなたに求められている仕事のはずです。

自分以外でもできる仕事は、必ずしもあなたに求められている仕事ではないはずです。

② 自分のタスクの棚卸をする

自分が普段やっている(毎週・毎日やっている)タスクを一度すべて書き出してみましょう。

これをタスクの棚卸と言います。

頭で考えるのではなく、書き出してください。

書き出して、頭の整理をする。

「ブレインダンプ」と呼ばれる手法です。

10分でいいので思いつくだけ書きましょう。

必ず、やらなければならないと予め決まっている仕事(ルーチンタスク)とそれ以外の仕事に分けます。

ルーチンタスクにかかっている時間は必ずかかる時間です。

それ以外の時間は、あなたが使える時間です。

この時間で、次々に入ってくるタスクにどのように順位をつけるかがポイントとなってきます。

③ 劣後順位→優先順位→劣後順位で考える

ポイントとは、劣後順位から考えることです。

まず、「劣後順位」で明らかにやるべきではない仕事を決めましょう。

自分でやるべきことを明確にして、自分でやるタスクを減らします。

これは①の期待役割にそって考えてください。

やらないタスク・ほかの人でもできるタスクを決めましょう。

次に、優先順位を決めてそのタスクに充てる時間を見積もっていきましょう。

「時間」の見積もりはとても重要です。

優先順位の高いタスクにどのくらいの時間がかかるのか。

概算でいいので、時間を出しておきましょう。

*

最後にもう一度、残っているタスクの劣後順位を見直しましょう。

優先順位の高いタスクにかかる時間以外で、行うべきタスクを劣後順位に沿ってタスクを決めていきます。

劣後順位の高い(優先順位の低い)タスクは再度捨てて、仕事のゴールを明確にしましょう。

ここまで来たら、あとは優先順位の高い仕事に集中して取りかかっていきましょう!

「劣後順位」による仕事まとめ

●劣後順位とは、「最もやるべきではないことを決めること」

●仕事の優先順位は、無意識のうちに時間に支配されやすい

●劣後順位→優先順位→劣後順位で仕事のゴールを明確にする

あなたの仕事に、少しでも力になれればなーと思います!

ABOUT ME
goat07
最近話題の情報をつぶやきます。 25歳。理系アパレル会社員。 コーヒーが好きです。 自由を探しています。